Legalassistance.od.ua
Чи може ФОП працювати без первинних документів на товар: що каже Податковий кодекс та ДПС у 2026 році
Останнім часом серед ФОП активно обговорюється свіже роз’яснення ДПС у ЗІР щодо первинних документів на товар. Насправді для юристів та бухгалтерів це не новина — така позиція давно випливає із норм Податкового кодексу України. Але тепер її офіційно підтвердила й сама податкова.
Водночас важливо одразу уточнити: мова йде лише про ФОП на спрощеній системі оподаткування, які:
• не здійснюють продаж ризикових груп товарів;
• не зобов’язані вести облік товарних запасів;
• не підпадають під спеціальні вимоги законодавства щодо документального обліку товару.
Чи зобов’язаний ФОП мати накладні на товар?
Для ФОП-спрощенців Податковий кодекс України не передбачає обов’язку вести облік витрат.
Відповідно до п. 296.1 ПКУ, платники єдиного податку ведуть облік доходів у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Про обов’язковий облік витрат для більшості ФОП-єдинників мова не йде.
Також згідно зі ст. 44 ПКУ, облік доходів та інших показників здійснюється лише у випадках, прямо передбачених законодавством.
Тобто якщо ФОП не має обов’язку вести товарний облік — відсутність накладних сама по собі не є порушенням.
Що підтвердила ДПС?
У своєму свіжому роз’ясненні в ЗІР податкова фактично погодилась із тим, що ФОП-спрощенці, які не ведуть облік товарних запасів, не зобов’язані надавати документи про походження товару лише через вимогу податкового органу.
Це важливий момент, адже роками податкові органи на практиці часто вимагали:
• накладні;
• договори;
• чеки;
• документи про закупівлю товару.
Навіть тоді, коли закон прямо не встановлював такого обов’язку.
Найпоширеніші “страшилки” від податкової
1. “Немає документів — значить товар купили у фізособи”
Податкова іноді намагається стверджувати:
• якщо немає документів про придбання товару;
• то товар нібито купувався у звичайної фізичної особи;
• а ФОП автоматично стає “податковим агентом”.
Після цього можуть намагатись донарахувати:
• ПДФО;
• військовий збір;
• штрафні санкції.
Однак така позиція не ґрунтується на прямих нормах ПКУ та часто не витримує судового оскарження.
2. “Немає документів — товар отримано безкоштовно”
Ще одна популярна позиція:
• якщо немає підтвердження придбання;
• значить товар отримано безоплатно;
• а його вартість треба включити до доходу ФОП.
Податкова при цьому посилається на п. 292.3 ПКУ, де дійсно зазначено, що безоплатно отримані товари включаються до доходу платника єдиного податку.
Але сама відсутність накладної не доводить факту безоплатного отримання товару.
Чи можна не надавати документи податковій?
Якщо ФОП не зобов’язаний вести облік товарних запасів, то вимога надати накладні не завжди є законною.
У такій ситуації можна посилатись на:
• ст. 44 ПКУ;
• п. 296.1 ПКУ;
• офіційне роз’яснення ДПС у ЗІР.
Втім, кожна ситуація індивідуальна, особливо під час фактичних перевірок.
Але документи все ж краще зберігати
Попри позитивну позицію ДПС, на практиці первинні документи краще мати.
Причини прості:
• банки в межах фінансового моніторингу часто запитують підтвердження походження товару;
• документи можуть знадобитись для підтвердження реальності господарської діяльності;
• у спірних ситуаціях наявність накладних значно спрощує захист.
Тому оптимальний варіант — зберігати документи хоча б мінімально та не менше 3 років.
Нормативна база
• ст. 44 Податкового кодексу України;
• ст. 292 Податкового кодексу України;
• ст. 296 Податкового кодексу України.
Висновок
Для більшості ФОП-спрощенців відсутність накладних на товар сама по собі не є порушенням законодавства. Податковий кодекс не встановлює обов’язку вести облік витрат або підтверджувати походження кожної одиниці товару, якщо ФОП не підпадає під спеціальні вимоги щодо товарного обліку.
Однак з практичної точки зору первинні документи все ж варто зберігати — хоча б для банківського фінмоніторингу та можливих спорів із контролюючими органами.
Останнім часом серед ФОП активно обговорюється свіже роз’яснення ДПС у ЗІР щодо первинних документів на товар. Насправді для юристів та бухгалтерів це не новина — така позиція давно випливає із норм Податкового кодексу України. Але тепер її офіційно підтвердила й сама податкова.
Водночас важливо одразу уточнити: мова йде лише про ФОП на спрощеній системі оподаткування, які:
• не здійснюють продаж ризикових груп товарів;
• не зобов’язані вести облік товарних запасів;
• не підпадають під спеціальні вимоги законодавства щодо документального обліку товару.
Чи зобов’язаний ФОП мати накладні на товар?
Для ФОП-спрощенців Податковий кодекс України не передбачає обов’язку вести облік витрат.
Відповідно до п. 296.1 ПКУ, платники єдиного податку ведуть облік доходів у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Про обов’язковий облік витрат для більшості ФОП-єдинників мова не йде.
Також згідно зі ст. 44 ПКУ, облік доходів та інших показників здійснюється лише у випадках, прямо передбачених законодавством.
Тобто якщо ФОП не має обов’язку вести товарний облік — відсутність накладних сама по собі не є порушенням.
Що підтвердила ДПС?
У своєму свіжому роз’ясненні в ЗІР податкова фактично погодилась із тим, що ФОП-спрощенці, які не ведуть облік товарних запасів, не зобов’язані надавати документи про походження товару лише через вимогу податкового органу.
Це важливий момент, адже роками податкові органи на практиці часто вимагали:
• накладні;
• договори;
• чеки;
• документи про закупівлю товару.
Навіть тоді, коли закон прямо не встановлював такого обов’язку.
Найпоширеніші “страшилки” від податкової
1. “Немає документів — значить товар купили у фізособи”
Податкова іноді намагається стверджувати:
• якщо немає документів про придбання товару;
• то товар нібито купувався у звичайної фізичної особи;
• а ФОП автоматично стає “податковим агентом”.
Після цього можуть намагатись донарахувати:
• ПДФО;
• військовий збір;
• штрафні санкції.
Однак така позиція не ґрунтується на прямих нормах ПКУ та часто не витримує судового оскарження.
2. “Немає документів — товар отримано безкоштовно”
Ще одна популярна позиція:
• якщо немає підтвердження придбання;
• значить товар отримано безоплатно;
• а його вартість треба включити до доходу ФОП.
Податкова при цьому посилається на п. 292.3 ПКУ, де дійсно зазначено, що безоплатно отримані товари включаються до доходу платника єдиного податку.
Але сама відсутність накладної не доводить факту безоплатного отримання товару.
Чи можна не надавати документи податковій?
Якщо ФОП не зобов’язаний вести облік товарних запасів, то вимога надати накладні не завжди є законною.
У такій ситуації можна посилатись на:
• ст. 44 ПКУ;
• п. 296.1 ПКУ;
• офіційне роз’яснення ДПС у ЗІР.
Втім, кожна ситуація індивідуальна, особливо під час фактичних перевірок.
Але документи все ж краще зберігати
Попри позитивну позицію ДПС, на практиці первинні документи краще мати.
Причини прості:
• банки в межах фінансового моніторингу часто запитують підтвердження походження товару;
• документи можуть знадобитись для підтвердження реальності господарської діяльності;
• у спірних ситуаціях наявність накладних значно спрощує захист.
Тому оптимальний варіант — зберігати документи хоча б мінімально та не менше 3 років.
Нормативна база
• ст. 44 Податкового кодексу України;
• ст. 292 Податкового кодексу України;
• ст. 296 Податкового кодексу України.
Висновок
Для більшості ФОП-спрощенців відсутність накладних на товар сама по собі не є порушенням законодавства. Податковий кодекс не встановлює обов’язку вести облік витрат або підтверджувати походження кожної одиниці товару, якщо ФОП не підпадає під спеціальні вимоги щодо товарного обліку.
Однак з практичної точки зору первинні документи все ж варто зберігати — хоча б для банківського фінмоніторингу та можливих спорів із контролюючими органами.
