В кожній компанії рано чи пізно виникає необхідність залучати найману робочу силу. Згідно з трудовим законодавством, існують конкретні вимоги щодо прийняття працівників та обов'язкового ведення кадрової документації для всіх роботодавців, у тому числі для ФОП(-ів). Кадрова документація регламентує порядок використання найманої праці, містить реєстри робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки та інші аспекти. Більшість таких документів є обов'язковими і повинні відповідати конкретній формі.

Особливо для фізичних осіб – підприємців (ФОП), акцент на важливості правової підтримки в сфері трудових відносин є надзвичайно актуальним. Забезпечення правового супроводу при укладанні трудових договорів, веденні кадрового обліку та вирішенні трудових спорів може значно зменшити ризики та забезпечити дотримання відповідного законодавства, оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України, ФОП мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Тому ведення кадрового обліку є обов’язковим для усіх.

ОБОВ’ЯЗКОВІ КАДРОВІ ДОКУМЕНТИ ДЛЯ ФОП РОБОТОДАВЦЯ:

1. Штатний розпис. Штатний розпис – це документ, який встановлює структуру, штати та посадові оклади працівників для певного підприємства, установи або організації. Назви посад у штатному розписі вказуються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», що був затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327.
2. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються в довільній формі і затверджуються наказом керівника. Вони визначають організацію найманої праці в компанії. Існують Типові правила внутрішнього трудового розпорядку, які можна використати для зразка. У Правилах можна описати специфіку праці у Вашій компанії, встановити графік роботи та інші умови.
Правила містять наступну інформацію:
– порядок прийняття на роботу та звільнення працівників;
– права і обов’язки роботодавця;
– права і обов’язки працівників;
– режим роботи, графік змінності;
– стягнення за порушення трудової дисципліни;
– умови конфіденційності.
3. Табель обліку робочого часу. Табель – це поіменний список усіх працівників структурного підрозділу або компанії в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення Табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів. Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається.
4. Накази з кадрових питань (по особовому складу). До наказів з кадрових питань належать накази про:
• прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
• звільнення (припинення трудового договору);
• сумісництво;
• зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);
• заохочення (нагородження, преміювання);
• накладення дисциплінарного стягнення;
• надання матеріальної допомоги;
• надання відпусток.
Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
5. Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання.
6. Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом “Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 “Особова картка працівника”.
7. Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Відповідно до Інструкції “Про порядок ведення трудових книжок працівників”, затвердженої Наказом Мінпраці та політики від N 259/34/5 від 08.06.2001 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності, а також у фізичної особи.
8. Графік відпусток.
9. Трудові угоди (контракти).
10. Колективний договір (для юридичних осіб).
11. Посадові (робочі) інструкції працівників.
12. Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
13. Положення про охорону праці.
14. Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
15. Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи. Наприклад: акти органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами; особові справи працівників, у т. ч. осіб, які працюють за сумісництвом; положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів; правила захисту конфіденційної інформації; інструкція по діловодству та ін.

Пам’ятайте, хто готує документи, той володіє ситуацією, тому складаючи кадрові документи слід повністю використовувати їх у інтересах Вашого бізнесу.

Якщо у Вас виникли запитання, телефонуйте нам 063-9390093

Найцікавіше тут:
Ми раді запропонувати для Вас практичні інструменти для ефективного вирішення проблем з оформленням персоналу:
• Трудовий договір для чіткого регулювання трудових відносин та умов випробувального терміну при прийомі на роботу;
• Угода про конфіденційність для захисту Вашої інтелектуальної власності і ділової репутації;
• Договір про повну матеріальну відповідальність для збереження майна і активів бізнесу;
• Угода про навчання (стажування) персоналу для захисту інвестицій в навчання і розвиток працівників; при потребі, забезпечить відшкодування працівником вартості такого навчання;
• Договір підряду на виконання робіт дозволить вивести функції працівника поза штат та оформити з ним договір цивільно-правового характеру (договір ЦПХ), щоб заощадити на фонді зарплати і податках.
При розробці договорів ми врахуємо специфіку Вашого бізнесу, судову і ділову практику та застосуємо положення, які довели свою ефективність в роботі, відповідають вимогам закону і Вашим інтересам. Результат нашої роботи – чесний та вигідний варіант співпраці з працівниками і надійний юридичний захист.
Маючи рішення, яких ще немає у конкурентів, Ви гарантовано отримаєте конкурентну перевагу вже зараз. Телефонуйте, щоб ми допомогли Вам грамотно оформити працівників.

Телефонуйте нам – 063-9390093

Ведення кадрів – це важливо, особливо в час драконівських штрафів за порушення трудового законодавства. Пам’ятайте, що краще користуватись професійними послугами, ніж втрачати там, де можна заробити. І якщо Ви думаєте, що інвестувати в компетентність дорого, то спробуйте некомпетентність.
Наша компанія надає професійні юридичні послуги з ведення кадрової документації та оформлення працівників. Чекаємо Вас у нашому офісі в м. Одеса або можемо запропонувати послуги юриста дистанційно (онлайн). Ви можете отримати професійну консультацію юриста в спеціалізованій компанії вже зараз.
Ваш успішний бізнес розпочинається з правильно налагоджених трудових відносин. Звертайтеся до наших юристів для кваліфікованої правової підтримки у справах працевлаштування та управління персоналом. Наша команда готова допомогти вам створити безпечне та законне робоче середовище для вашого підприємства. Дізнайтеся більше про вартість послуг за посиланням legalassistance.od.ua.